Hướng dẫn các cách ẩn dòng trong Excel vô cùng đơn giản

    Thứ tư, 25/09/2019
Hướng dẫn các cách ẩn dòng trong Excel vô cùng đơn giản
Excel là một công cụ văn phòng không thể thiếu đặc biệt đối với các nhân viên kế toán. Trong Excel có rất nhiều các tính năng hay nhưng không phải ai cũng biết và thông thạo tất cả. Trong thực tế, nhiều khi bạn muốn ẩn các dòng hay các cột mà mình không muốn nó hiển thị trên bảng tính Excel. Vậy thao tác đó thực hiện như thế nào. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

1. Excel là gì?

Excel là một ứng dụng của Microsoft office – là chương trình xử lý các bảng tính trong bộ Microsoft office thuộc hãng phần mềm Microsoft, giúp ghi lại toàn bộ những thông tin dưới dạng bảng và tính toán các số liệu theo các công thức được thiết lập. Bảng tính Excel bao gồm nhiều ô, cột, dòng, do đó việc nhập dữ liệu cũng như lập ra các công thức tính toán cũng mang nhiều tính năng vượt trội, ưu Việt. Hơn nữa, thiết kế giao diện Excel cũng vô cùng bắt mắt, thu hút người sử dụng.

Excel là gì

Hiện nay, Excel được sử dụng trong rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, điển hình như:

- Các nhân viên kế toán sử dụng Excel để lập bảng báo cáo, chứng từ, thống kê số liệu, tính lương cho nhân viên,...

- Nhân viên hành chính – nhân sự sử dụng Excel để theo dõi các văn phòng phẩm, theo dõi chấm công, lập danh sách nhân viên và tính lương cho nhân viên.

- Các kỹ sư kỹ thuật sử dụng để tính toán các số liệu liên quan đến các công trình hay thuật toán chuyên ngành.

- Giáo viên cũng thường sử dụng Excel để tính điểm cho học sinh hay lập các danh sách thi cử.

Và còn rất nhiều các ngành nghề khác nhau đều cần sử dụng đến Excel trong các hoạt động kinh doanh của mình để tính toán hay thống kê thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi.

Xem thêm : Bạn đã biết sau khi học công nghệ thông tin ra làm gì chưa ???

2. Công dụng của Excel

Phần mềm Excel được sử dụng phổ biến, rộng rãi ở khắp mọi nơi, mọi ngành nghề bởi sự phù hợp của nó với việc soạn thảo các tài liệu, tính toán các con số, dữ liệu bằng rất nhiều các công thức, các hàm như Vlookup, SUM, AVG, Logic,... Điều này cho phép bạn có thể thực hiện việc tính toán một cách nhanh chóng và chính xác nhất mà không cần mất thời gian sử dụng đến máy tính hay các công cụ tính toán khác.

Công dụng của Excel còn được thể hiện ở các thao tác của các lập trình viên, đó là tích hợp các công cụ phân tích và tìm kiếm kết quả, đặc biệt là các công cụ liên quan đến sử dụng Facebook. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của các trang mạng xã hội, trong đó có Facebook cũng như việc áp dụng quảng cáo trên các trang mạng đó thì việc sử dụng công cụ Excel là rất tiện lợi. Excel có thể lọc ra các danh sách về khách hàng, các tiêu chí, thông số chạy trên Facebook,... và xuất file ra máy tính. Bên cạnh đó, Excel còn được đánh giá là một công cụ tuyệt vời nhất với toàn bộ những tính năng hữu ích mà không phải ai cũng thông thạo tất cả, đơn giản nhất như cách để ẩn hay hiện các dòng tại bảng tính – một thao tác vô cùng thuận tiện khi sử dụng, thực hiện các công việc tính toán hay nhập thông tin, dữ liệu.

Công dụng của Excel

Tính tới thời điểm này cũng có rất nhiều các phiên bản Excel khác nhau, phù hợp với từng loại máy tính cũng như hệ điều hành của chúng như là:

- Phiên bản Microsoft Excel 2003

- Phiên bản Microsoft Excel 2007

- Phiên bản Microsoft Excel 2010

- Phiên bản Microsoft Excel 2013

- Phiên bản Microsoft Excel 2016

Xem thêm : Công nghệ thông tin là gì? Học công nghệ thông tin ra làm gì?

3. Các cách ẩn dòng trong Excel

Thực tế sẽ có nhiều lúc bạn muốn ẩn đi các dòng hay cột mà mình không muốn hiển thị trên các bảng tính Excel. Hay thậm chí khi đã hoàn thành xong, bạn lại muốn nó hiện lại. Vậy thực hiện các thao tác đó như thế nào? Cùng theo dõi hướng dẫn cách làm dưới đây nhé!

3.1. Cách ẩn các dòng trong Excel

Trước hết, bạn chọn các dòng mà mình muốn ẩn đi bằng cách nhấp chuột vào các tiêu đề ở dòng đó. Nếu muốn chọn nhiều dòng liền kề nhau, bạn chỉ cần kéo chuột liền qua các tiêu đề hoặc có thể chọn dòng đầu tiên và nhấn + giữ phím Shift trong khi chọn dòng cuối cùng. Đối với các dòng không liền kề nhau, bạn nhấp chuột vào tiêu đề của dòng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột vào các tiêu đề của các dòng mình muốn chọn ẩn đi. Sau khi thực hiện các thao tác trên, bạn chỉ cần chọn một trong các cách dưới đây để ẩn đi các dòng mình muốn.

- Cách 1:

+ Di chuyển chuột đến tab Home, sau đó chọn nhóm Cells và bấm vào nút Format.

+  Tiếp đó, trong mục Visibility, chọn mục Hide & Unhide rồi chọn Hide Rows hoặc là Columns.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện thao tác nhấp vào tab Home, chọn Format, chọn Row Height và nhập số 0 vào phần Row Height hoặc Columns Height. Lựa chọn cách nào thì kết quả cuối cùng các dòng bạn chọn cũng sẽ bị ẩn đi khỏi bảng tính Excel ngay lập tức.

- Cách 2: Đối với các trường hợp bạn không nhớ được vị trí của các lệnh trên để Hide bỏ các dòng thì bạn có thể sử dụng cách khác. Đó là bấm chuột phải vào tất cả các dòng đã chọn trước đó rồi bấm vào mục Hide hiển thị trên màn hình. Đây là cách rất đơn giản và giúp bạn nhanh chóng thực hiện, tiết kiệm nhiều thời gian cho bạn trong quá trình làm việc.

Cách ẩn dòng trong Excel

- Cách 3: Nếu như bạn không muốn di chuyển tay rời khỏi bàn phím, bạn cũng có thể ẩn đi các dòng bằng cách nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl + 9. Chỉ cần vài giây bạn đã nhanh chóng ẩn đi các dòng mình muốn.

3.2. Cách hiển thị các dòng đã ẩn trong Excel

Bạn muốn ẩn đi các dòng trong bảng tính Excel, nhưng khi thực hiện xong bạn lại muốn sửa hay muốn hiển thị lại chúng vì một mục đích nào đó. Điều đó cũng vô cùng đơn giản chỉ với vài thao tác nhanh chóng.

Trước hết bạn cũng cần làm các công đoạn như cách để ẩn dòng đó là lựa chọn các dòng để hiển thị lại và áp dụng một trong các cách sau:

- Cách 1: Tại tab Home bạn cũng sẽ nhìn thấy nhóm Cells, sau đó bấm vào mục Format, trên thanh công cụ sẽ hiện lên mục Hide & Unhide trong phần Visibility, bạn chỉ cần click chuột vào Unhide Rows hoặc Unhide Columns là có thể hiển thị lại các dòng đã ẩn trước đó.

- Cách 2: Sau khi chọn một nhóm các dòng muốn hiển thị, bạn thực hiện thao tác nhấp chuột phải vào toàn bộ các dòng đó và nhấn vào mục Unhide trong thanh menu hiện trên màn hình. Đây là phương pháp hoạt động rất nhanh chóng và được áp dụng rất nhiều trong công việc sử dụng bảng tính Excel hiện nay.

Cách hiển thị lại dòng trong Excel

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể áp dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + 9 để bỏ ẩn các dòng.

- Cách 3: Với các công việc cần thao tác nhanh, bạn cũng có thể làm hiển thị các dòng trong Excel bằng cách nhấp đúp chuột vào các dòng đó. Đây là cách rất thuận tiện và có cái hay là bạn không cần phải chọn bất cứ dòng hay thứ gì trên bảng tính. Đơn giản bạn chỉ cần di chuyển chuột đến các tiêu đề của dòng đã ẩn và con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều, bạn nhấp đúp chuột vào đó là hoàn thành công việc bỏ ẩn các dòng trước đó.

Xem thêm : Giúp bạn giải đáp những thắc mắc về luật dân sự là gì?

4. Một số thao tác thông dụng khác của Excel

Trong Microsoft Excel có rất nhiều những tính năng thú vị tưởng chừng như rất đơn giản nhưng lại có vai trò vô cùng quan trọng đối với các công việc của những người thường xuyên làm việc với bảng tính trong phần mềm này.

- Excel có thể mở được nhiều bảng tính cùng một lúc: Thay vì việc chỉ mở được một bảng tính và phải mở từng bảng khác nhau khiến bạn bị rối mắt và dễ nhầm lẫn thì đối với Excel, bạn có thể mở một lúc nhiều bảng khác nhau. Và để làm được điều này, bạn chỉ cần chọn các tệp muốn mở sau đó nhấn phím Enter là có thể hiển thị tất cả các bảng tính.

- Excel có thể hiển thị hay ẩn các phím tắt: Đây là một chức năng vô cùng thú vị của Excel và có từ phiên bản 2007 trở đi. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác nhấn phím Alt là tất cả các phím tắt đã hiển thị lên trên thanh công cụ. Và để sử dụng các phím tắt, bạn chọn Alt + với các phím tắt tương ứng là được.

- Excel có thể giúp bạn chọn tất cả các dữ liệu: Đối với thao tác này, bạn có thể chọn tất cả các dữ liệu bằng cách đơn giản là ấn phím tắt Ctrl + A. Tuy nhiên, một cách đơn giản hơn đó là bạn nhấp chuột vào góc bên trái của bảng tính là có thể chọn được toàn bộ dữ liệu.

- Excel có thể giúp bạn chuyển các dòng thành cột và ngược lại: Khi bạn đã tạo xong bảng tính nhưng vì lý do nào đó lại muốn chuyển dòng thành cột hay cột thành dòng thì chỉ cần thực hiện thao tác dưới đây:

Đầu tiên bạn cần chọn dòng hay cột cần chuyển, sau đó nhấn copy (hoặc Ctrl + C) rồi chọn ô mình muốn dán bảng mới và nhấn mục Paste Special trên thanh menu. Trong khung Paste Special bạn chọn Transpose và chọn OK là xong.

Một số thao tác thông dụng khác trong Excel

- Có thể thêm nhiều dòng mới hay cột mới: Để thêm nhiều dòng hay cột mới trong bảng Excel, bạn chỉ cần kéo chuột và chọn số dòng/ cột mình muốn thêm sau đó nhấn chuột phải và chọn Insert từ thành menu là được.

- Xóa được ô dữ liệu trống: Sẽ có nhiều trường hợp một số ô trong bảng Excel bị bỏ trống và để xóa bỏ những ô đó, bạn chọn Data, nhấn Filter. Khi đó sẽ hiện ra một thanh menu trên màn hình, bạn chọn Select All và ấn Blank, lúc này những ô trống sẽ được hiển thị và bạn chỉ cần đơn giản nhấn Delete là có thể xóa bỏ hết chúng.

- Chọn ra những giá trị duy nhất trong một cột: Đôi lúc bạn muốn lọc ra giá trị dữ liệu duy nhất tại một cột nào đó, chỉ cần vào Data, chọn Advanced. Khi đó sẽ hiện ra một cửa sổ, bạn tích vào ô Copy to another location và chọn một cột mình muốn chứa dữ liệu đó sau đó ấn unique records only và chọn OK là xong.

- Thiết lập các giá trị hợp lệ cho các ô: Để có thể duy trì tính hợp lệ của các dữ liệu, bạn sẽ cần phải thiết lập các giá trị hợp lệ cho chúng ở ô dữ liệu đầu vào. Thao tác này bạn sẽ thực hiện như sau: vào Data, chọn Data Validation, chọn Setting và cuối cùng chuyển những dữ liệu đó sang Input message.

- Có thể điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên: Với thao tác này, bạn có thể chuyển đến các cạnh của sheet theo hướng mũi tên bằng cách nhấn tổ hợp Ctrl + hướng mũi tên trên bàn phím.

Ngoài ra còn rất nhiều các thao tác hữu ích khác trong bảng tính Excel như: Có thể ẩn tất cả các dữ liệu, ghép nối các văn bản với nhau, khả năng chuyển đổi chữ hoa và chữ thường, khả năng tăng tốc độ nhập dữ liệu với Auto Correct, nhập giá trị bắt đầu với 0, xem lại các thống kê về số liệu, tạo một Shortcut menu mới,...

Trên đây là hướng dẫn cách để ẩn dòng hay hiện dòng và một số thao tác thông dụng, hữu ích đơn giản nhất của Excel. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp các bạn nắm vững được các thông tin cũng như thành thạo các thao tác Excel một cách nhanh nhất, mang lại hiệu quả cao trong công việc.